I artiklen forestiller han sig hvordan ”Sarah”, en fiktiv medarbejder starter på sit nye job. Hendes nye arbejdsgiver har styr på alle detaljerne, fordi et internt ansættelses workflow har sat alle processerne i gang: pc’en er bestilt, mobiltelefonen ligger klar på bordet og hendes login virker, så hun med det samme kan logge på computeren og komme i gang med at lære sin nye arbejdsplads at kende.

Morris - det venlig intranet

I indbakken ligger der en velkomstmail fra ”Morris”, som intranettet hedder på den nye arbejdsplads. Sarah går straks ind på intranettet for at lære systemet at kende. Intranettet foreslår forskellige links med informationer til nye medarbejdere og videoer, hvor hun kan se kollegerne vise virksomheden frem.

Efter at have kigget på de forskellige links går Sarah ind og udfylder sin personprofil på intranettet. Efter at hun har udfyldt sin profil giver intranettet også forslag til forskellige sociale og faglige grupper i virksomheden, der er relevante for Sarah at være medlem af.

Hun er automatisk blevet medlem af en lokal projektgruppe. Her kan hun hurtigt få et overblik over aktiviteterne, og hvem der er med i gruppen. Denne bliver hurtigt en favorit, da hun kan se mere om hvilke projekter, der arbejdes på.

Mobilt intranet

Sarah lukker nu intranettet ned og pakker sin nye mobiltelefon ud. I mobilens browser er der allerede et link til intranettet – det er altså ikke til at komme udenom. Hun klikker på linket og får nu en simpel version af intranettet frem på sin mobil, hvor der er fokus på arbejdsopgaver og intranettets telefonbog.

Der medfølger også vejledning til, hvordan hun kan downloade forskellige applikationer, der kan arbejde sammen med virksomhedens IT-systemer. En af dem giver en udvidet version af telefonbogen, hvor der er adgang til grupper, beskeder og diskussioner.

Effektiv fra første arbejdsdag

Sarah vender nu tilbage til computeren, hvor hun kan se at hendes e-mail fortæller hende om opgaver, hun mangler at tage fat på. Hun får også et overblik over forskellige beskeder i de grupper, hun har tilmeldt sig tidligere.

Hun falder bl.a. over en sektion med kommentarer fra kunder, hvor hun ser, at der er problemer med et af virksomhedens produkter. Her opdager Sarah, at hun kan hjælpe, da hun har en kontakt fra sit tidligere job, som kan være nyttig i denne situation. Hun skynder sig at skrive en meddelelse til gruppen, og får hurtigt et svar tilbage. Sarah føler allerede, at hun er til nytte, og at hun har bidraget med noget på første arbejdsdag.

Sidst på dagen har Sarah fået forbindelse til mange af sine nye kolleger, hun er også blevet administrator på forskellige sites og tilmeldt sig til et møde dagen efter. Der er desuden flere kolleger der har kigget forbi hendes skrivebord og budt hende velkommen – det ser ud som om intranettet allerede har fortalt resten af virksomheden om Sarahs ankomst.

Helt uden at vide det har Sarah brugt adskillige systemer, men da det meste foregik gennem Morris – det venlige intranettet – har det hele været ret nemt.

Opsummering

Det centrale i denne historie er blandt andet:

• vær proaktiv – vent ikke på medarbejderen selv finder ind på intranettet
• giv hurtigt netadgang – også fra mobiltelefonen
• sæt medarbejderen i centrum – tænk på hvilke behov medarbejderen har
• gør det nemt for brugeren – giv medarbejderne en god oplevelse så de bruger intranettet igen
• kombiner de forskellige systemer – lad ikke intranettet stå alene

Læs den originale artikel på engelsk af James Robertson her

Mød James Robertson

James Robertson deltager på IntraTeam Event 2010, hvor du kan høre ham tale om ”The intranet in 2015” og ”How to Design and Structure the Intranet”.

Læs mere om IntraTeam Event 2010 her