Fordele ved at vise billeder i telefonbogen

• Du kan sætte ansigt på personer, du har talt med, skal mødes med, mailer med eller taler i telefon med
• Nye medarbejdere kan hurtigere lære kolleger og organisationen at kende
• Fremmer kendskabet til hinanden i geografisk spredte virksomheder, hvor der ikke er mulighed for personlig kommunikation
• Gør telefonbogen til et socialt værktøj – det er lidt sjovt at kigge på kollegernes billeder

Ulemper ved at vise billeder i telefonbogen

• Juridiske årsager – der er lande hvor det er forbudt at vise billeder af de ansatte
• Det kan være meget privat for nogle medarbejdere, når deres billede er på intranettet
• Billederne skal hele tiden opdateres, så de følger medarbejderens udvikling, når han eller hun ændrer hårfarve eller hårlængde, får skæg eller briller, bliver ældre osv.

Gode råd om billeder i telefonbogen

• Udfordringen med det juridiske, kan du løse ved, at medarbejderne selv uploader deres billede. På den måde giver de automatisk tilladelse til, at deres billede bliver vist. Det kan også løse udfordringen med medarbejdere, der er utilfredse med deres billede, når de selv kan uploade et nyt billede.
• Lav retningslinjer for billedernes kvalitet og seriøsitet, så du undgår tilfælde, hvor medarbejderne uploader billeder af en tegneseriefigur eller deres hund.
• Ensart billederne ved at definere hvordan de skal se. De kan være noget i stil med, at medarbejderen skal have hoved og skuldre med på billedet.
• Hvis virksomheden allerede har billeder af de ansatte til personalekort og lignende, kan du spare tid ved at bruge dem i stedet for at tage nye billeder. Så får billederne også samme størrelse og baggrund, så det ser mere professionelt ud.
• Hvis I lægger billeder af medarbejderne i telefonbogen, bør I give medarbejderne mulighed for at skifte dem. Det kan få medarbejdere ud af busken, som ikke selv ville tage initiativ til at uploade et billede af dem selv.
• Hvis I tager billederne centralt, skal I give mulighed for, at medarbejderne til enhver tid kan henvende sig og få et nyt billede taget eller aftal, at medarbejderne for eksempel kan får taget nye billeder kl. 10 den første tirsdag i hver måned.

Tankerne er hentet fra James Robertsons artikler om Staff Directory.

Læs også:

Find din kollegas kompetencer i telefonbogen

Tre måder at opdatere telefonbogen på.