Ofte vil ingen tage ansvar for telefonbogen, da det er svært at overskue at opdatere og vedligeholde den. Der er flere muligheder, og du kan sagtens uddelegere ansvaret, så det hele ikke ligger hos en enkelt leder, medarbejder eller afdeling.

Eksempler på indhold i en kompetenceprofil

En kompetenceprofil kan indeholde mange ting og det kan være forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvad der er relevant at have med i telefonbogen. Relevante emner i en kompetenceprofil kan være:

• Sprog - hvilke sprog taler eller skriver medarbejderen
• It - hvilke programmer kan medarbejderen betjene eller være superbruger på
• Fagområder, projekter, specialer, erfaring med projektledelse osv.
• Kurser i form af førstehjælp, konflikthåndtering, coaching, mægling osv.

For at udnytte kompetenceprofilen optimalt skal du som medarbejder eller leder tage stilling til på hvilket niveau dine evner ligger. På den måde kan du vælge den rigtige medarbejder afhængig af, om du søger en ekspert eller en, der bare har kendskab til emnet.

Det kan være relevant at inkludere kompetencer, du har opnået i tidligere jobs. På den måde kan du drage nytte af alle medarbejdernes kompetencer. Det kan være relevant i projektorienterede virksomheder eller ved intern rekruttering. Det kan være en administrationsmedarbejder, der taler flydende spansk, men som ikke bruger det i sin nuværende stilling. Hvis du får brug for en person, der kan tale spansk til et møde eller kortere projekt, kan du bruge medarbejderen i stedet for at ansætte en vikar eller søge ekstern rådgivning.

Et fælles sprog for kompetencerne

Når du laver kompetenceprofiler er det altafgørende at have et fælles sprog. Hvis du søger en kollega, der er ekspert i Excel, skal du så skrive ”regneark” eller ”spreadsheet”, når du søger? Du kan med fordel oprette prædefinerede jobfunktioner, programmer og kompetencer, som medarbejderen kan vælge i mellem når han eller hun opdaterer sine kompetencer. På den måde undgår du at søge på noget som ikke findes i systemet og skræmme medarbejdere væk, der aldrig kan finde det, de søger. En anden fordel er, at du opretholder et fagligt niveau, hvor du undgår kompetencer som ”sød og venlig”.

Et vigtigt værktøj for HR-afdelingen

HR-afdelingerne har en vigtig rolle i forhold til at etablere kompetenceprofilerne i telefonbogen. De kan bruge dem i forbindelse med MUS-samtaler, interne jobs, kurser og projekter.

Hvis du inddeler kompetencerne i forskellige niveauer, kan du samtidig bruge det som et måleinstrument. Det er en mulighed at kombinere medarbejderens kompetenceprofil med den årlige MUS-samtale, hvor lederen følger op på hvilke kompetencer medarbejderen har udviklet, og hvilke kurser eller uddannelse der kan være relevante i forhold til fremtidig udvikling.

Sådan får du kompetenceprofiler i telefonbogen

Når du skal have kompetenceprofiler i telefonbogen, skal du være opmærksom på følgende:

• Informer om hvilke formål og fordele der er ved at have kompetenceprofiler i telefonbogen
• Lav en intern og vedvarende markedsføringskampagne af kompetenceprofilerne
• Tag kontakt til de medarbejdere, der har størst glæde af at finde kollegers kompetencer
• Integrer kompetenceprofilerne med andre systemer og daglige rutiner
• Opmuntre og belønne medarbejdere, der vedligeholder deres kompetenceprofiler

Tankerne er hentet fra James Robertsons artikler om telefonbogen.

Læs også:

Billeder i telefonbogen – fordele og ulemper.

Tre måder at opdatere telefonbogen på.